Handleiding

//Handleiding
Handleiding 2019-11-05T11:05:14+01:00

Handleiding versie 2020 – 2021

Welkom!

U bevindt zich nu in de Formatieplanner-PO.nl.

De formatieplanner is dé webapplicatie die u helpt met het inventariseren van de wensen van uw collega’s voor het opstellen van een werkverdelingsplan, het inroosteren van al uw personeel, vakanties en taken. Het is een gebruiksvriendelijke applicatie die weinig instructies behoeft. Belangrijk is dat u de menubalk aan de bovenkant van links naar rechts doorloopt.

Achtereen volgens kunt u dan:

  • groepen toevoegen, bekijken, bewerken, verwijderen of exporteren naar een PDF bestand;
  • inventariseren bij uw collega’s wat hun wensen zijn voor het nieuwe schooljaar
  • vakanties/vrije dagen en studiedagen toevoegen;
  • groepsleerkrachten toevoegen, bewerken of verwijderen;
  • bij groepsleerkrachten lesgevende taken plannen, studiedagen plannen, scholing- en duurzame inzetbaarheidsafspraken vastleggen;
  • schooltaken normeren en koppelen aan leerkrachten.

De applicatie is web-based. U hoeft geen software of gegevens op uw computer of server op te slaan. De applicatie is voor u vanaf elke computer via uw browser te benaderen. U kunt op elk moment in de applicatie op het informatie-icoon bij het bijbehorende item klikken voor meer informatie. Daarnaast vindt u aan de linkerkant van de menubalk het item info met daarin een beknopte handleiding maar ook een exemplaar van de cao 2018-2019 wat u als naslagwerk kunt gebruiken. Ook vindt u hier een overzicht (FAQ) van de meest gestelde vragen. Voor overige vragen is er een helpdesk. Wij streven ernaar uw vraag binnen 3 werkdagen te beantwoorden. Hiervoor kunt u gebruik maken van het mailadres: formatieplanner-po@pentarho.nl

Wij wensen u veel succes bij het gebruik van onze Formatieplanner-po.nl

De eerste keer dat u in een nieuw schooljaar werkt wordt u gevraagd om het aantal bruto uren per werkdag aan te geven en onder welke vakantieregio uw school valt. Het bruto aantal uren is wat u in relatie tot de 40 urige werkweek voor uw school heeft afgesproken. Dit is vaak 5 x 8 uur bij een gelijke dagen model of 4 x 8,5 uur en voor de woensdag 6 uur.

Aan de hand van deze data zullen bepaalde functionaliteiten van Formatieplanner-po.nl functioneren.
Let op! Deze gegevens kunnen slechts éénmalig ingevoerd worden. Bij foutieve invoer dient u een herstel aan te vragen bij de helpdesk.

1. Groepen

Toevoegen
Om een groep toe te voegen klikt u in het overzicht op het rechts op “toevoegen” (plusteken). U kunt nu een groepsnaam, het leerjaar en de lestijden per dag invoeren. Klik op opslaan zodra u de gegevens zoals gewenst hebt ingevuld.

Bekijken (detailpagina)
Als u de details van de groep wilt bekijken kunt u in de regel van deze groep op het oogje klikken. U gaat dan naar de detailpagina.

Bewerken
Om een groep te bewerken klikt u in de regel op het potloodje. Hierin krijgt u dan de data ingevuld gepresenteerd. Wijzig wat u wenst te wijzigen en klik op “bewerken”. De gegevens zijn nu bewerkt.

Exporteren
U kunt de gehele lijst met groepen en tijden exporteren naar een PDF bestand. Dit doet u door rechts op “exporteren” te klikken.

Verwijderen
Indien u een groep wenst te verwijderen klikt u in de regel van deze groep op het prullenbakje. U gaat nu naar een pagina waar u uw actie bevestigt. Zodra u op “verwijderen” heeft geklikt kunt u dit niet meer ongedaan maken.

2. Vakanties/vrije dagen

Let op! Het is van groot belang dat u eerst alle vakantie en studiedagen inplant voordat u begint met het invoeren en plannen van de lesactiviteiten van de leerkrachten. Bij wijzigingen achteraf aan vakanties en/of studiedagen moet anders handmatig de planning van de lesgevende activiteiten gecorrigeerd worden.

Toevoegen
Als u rechts op de overzichtspagina op “toevoegen” (plusteken) klikt krijgt u de optie om een nieuwe vakantie toe te voegen. Voer een omschrijving in en kies een start en einddatum. U kunt dan de vakantie aan één of meerdere groepen toekennen. Als u ze aan alle groepen toe wilt kennen kunt u “alle” aanvinken. Zodra u op “toevoegen” klikt wordt de vakantie opgeslagen en in het systeem geplaatst. Ook is hier de mogelijkheid om aan te geven dat het om een studiedag gaat. Dit is van belang voor de urenberekening.

U kunt ook een vakantiedag of studiedag op een later moment van de dag laten starten.

Bij het later toevoegen van vakanties of studiedagen worden deze automatisch op de goede plek (op volgorde van datum) geplaatst. Studiedagen worden tevens direct in het menu “studiedagen” onder planning geplaatst waar u leerkrachten eraan kunt koppelen met het aantal uren.
Om een goed overzicht te krijgen van de effecten van de ingeplande uren is het overzicht via “groepen” en vervolgens “exporteren” (PDF) een erg handig hulpmiddel

Bewerken
Als u in de rij van de betreffende vakantie op het potloodje heeft geklikt krijgt u de mogelijkheid om de vakantie te wijzigen. U kunt de omschrijving, start- en einddatum en toewijzing per groep wijzigen.

Verwijderen
Om een vakantie te verwijderen kunt u in het overzicht bij de betreffende vakantie op het prullenbakje klikken. U krijgt nu de optie om uw actie te bevestigen. Zodra een geplande vakantie verwijderd is kan uw actie niet ongedaan gemaakt worden.

3. Medewerkers

Als u bovenaan de pagina op de knop “medewerkers” hebt geklikt krijgt u een overzicht van alle medewerkers in uw systeem. De beheerders kunnen hier nieuwe leerkrachten en pedagogisch medewerkers toevoegen en oude bewerken/verwijderen.

Aanmaken
Als u in het overzicht rechts op “toevoegen” heeft geklikt komt u op de pagina waar u een nieuwe docent in kunt voegen. In dit formulier zitten een aantal verplichte velden.

Bij WTF vult u de bruto werktijdfactor in.

Hieronder kunt u het hokje aanvinken als het om onderwijs ondersteunend personeel gaat.

Bij WTF bijzonder budget oudere werknemers vult u de werktijdfactor in die door uzelf, uw administratiekantoor of uw bestuur is berekend. Wij hebben er vanwege de complexiteit voor gekozen geen rekentool voor deze werktijdfactor toe te voegen.
In artikel 8A7.4 van de cao wordt aangegeven dat een oudere werknemer die ervoor kiest zijn budget oudere werknemer als vrije tijd in te zetten, ook zijn basisbudget duurzame inzetbaarheid als vrije tijd mag opnemen. Indien dit van toepassing is kunt u dit vakje aanvinken.
Indien er spaarbapo of ouderschapsverlof wordt opgenomen kan dit eveneens met een werktijdfactor worden aangegeven.

Ook de gehanteerde opslagfactor kan hier aangegeven worden. U kunt hierbij kiezen uit een aantal verschillende opties. Een overweging voor scholen is om het lunchen/pleinwacht lopen toe te voegen aan de opslagfactor aangezien dit gezien kan worden als groepsgerelateerde activiteiten. Dit voorkomt een te uitgebreide schooltakenlijst.

Indien er sprake is van een startende leerkracht (zie artikel 8A6 cao) dient het bijbehorende vakje te worden aangekruist.

Daarnaast kunt u eventuele opmerkingen toevoegen die op het overzicht van de leerkracht meegenomen worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over opgebouwde rechten uit het verleden o.i.d.

Tot slot kunt u aangeven over u een berekening wilt maken op basis van exacte schooljaren of u wilt werken met een gemiddelde. Standaard staat de instelling op gemiddelde schooljaren. Tijdens het plannen van de lesuren voor de leerkracht kunt u ervoor kiezen dit te wijzigen in exacte schooljaren of andersom.

Bij het werken met exacte schooljaren wordt een planning gemaakt gerelateerd aan de kalender van het betreffende schooljaar. Dit betekent dat het aantal lesuren wat gemaakt gaat worden, bijvoorbeeld bij een lang of een kort schooljaar, kan afwijken van het gemiddelde zoals de leerlingen maken. Dit loopt immers van 1 oktober tot 1 oktober. Dit betekent dat het ene schooljaar een leerkracht meer lesgebonden uren maakt dan het andere schooljaar, wat consequenties heeft voor de overige uren.

Bij het werken met gemiddelde schooljaren loopt de planning synchroon met het gemiddelde van de leerlingen. Dit betekent dat ieder jaar hetzelfde kan zijn. Vanzelfsprekend kan de planning van de leerkracht niet op een kalender worden weergegeven, dit loopt immers niet synchroon bij het werken met een gemiddeld aantal schoolweken.

Als u wederom op toevoegen klikt wordt de leerkracht toegevoegd.

Hierna heeft u de mogelijkheid om een leerkracht te bekijken (via het oogje), of te wijzigen (via het potloodje)

Bekijken
Door in het overzicht in de rij van de betreffende docent op het oogje te klikken gaat u naar de detailpagina van deze docent.
Aan de linkerkant vindt u het aantal in te zetten uren van de betreffende leerkracht. In het midden vindt u een weergave van de werkzaamheden van het jaar, links in een kolom het aantal te plannen uren, rechts wat er is ingezet.

De applicatie berekent wat de leerkracht aan taken in het hele jaar moet doen, los van de lesgevende taken en studiedagen worden de overige uren (deskundigheidsbevordering, duurzame inzetbaarheid of overige taken) niet aan momenten op een dag gekoppeld.

Aan de rechterkant vindt u het overzicht van de schooltaken welke aan de desbetreffende leerkracht zijn toebedeeld.

Aan de onderkant van de pagina vindt u het overzicht van de uren die de betreffende leerkracht heeft voor individuele scholing en duurzame inzetbaarheid en hoe deze ingezet zijn.

Indien u heeft gekozen voor de optie “werken met exacte schooljaren” ziet u een overzicht van ingeplande lesdagen op de kalender en op een lijst.

Heeft u gekozen voor “gemiddelde schooljaren” dan verschijnt een schema met gemiddelde ingeplande (les)data.

Rechtsboven op de pagina kunt u het overzicht in PDF weergeven of direct mailen naar de betreffende medewerker.

Bewerken
Via het potloodje heeft u de mogelijkheid om de gegevens van de leerkrachten na het invoeren nog te bewerken. Via de knop bewerken komt u terug in het overzicht.

Verwijderen
Als u een leerkracht wenst te verwijderen klikt u op de overzichtspagina in de regel van de docent op het prullenbakje. U gaat nu naar een pagina waarop u bevestigt dat u de docent met de weergegeven gegevens wilt verwijderen. Zodra u hier op “Verwijderen” klikt is de docent verwijderd. De actie kan niet ongedaan gemaakt worden.

4. Inventarisatie

Voorafgaand aan het invullen van gegevens in de Formatieplanner-po.nl is het noodzakelijk een inventarisatie te houden onder het team van de school. Hierin kunnen medewerkers hun voorkeuren aangeven voor het volgende schooljaar. Deze gegevens kunnen ook gebruikt worden bij het opstellen van een werkverdelingsplan. 

Vragenlijst ontwerpen

Als u in het afrolmenu op vragenlijst ontwerpen klikt dan kunt u de vragenlijst voor de medewerkers ontwerpen. In het bovenste kader kunt u vrije tekst invoeren waarin u aangeeft dat medewerkers voor volgend jaar hun voorkeur kunnen aangeven, binnen welke termijn ze moeten reageren etc.

Een aantal vragen die relevant zijn voor het invoeren van gegevens in de formatieplanner zijn reeds aangegeven. U kunt zelf eventueel vragen toevoegen via de knop: vraag toevoegen. Als de lijst naar uw wens is kunt u deze opslaan.

Overzicht uitgenodigde medewerkers.

Via het “plus” teken rechtsboven kunt u medewerkers toevoegen. U kunt dan medewerkers aanvinken die uitgenodigd moeten worden voor de inventarisatie. Mocht er voor een naam geen vinkvakje verschijnen, dan is bij de betreffende medewerker geen mailadres ingevuld. U kunt dit alsnog doen via het afrolmenu ”medewerkers”, klik op het icoon “bewerk deze groepsleerkrachtleerkracht” of  “bewerk deze mederwerker.”

U kunt daarna de uitnodigingen verzenden, de betreffende medewerker ontvangt de vragenlijst via een link in de mail. Indien de medewerker de vragenlijst heeft ingevuld en heeft verzonden dan wordt dit zichtbaar in het overzicht uitgenodigde medewerkers.

U kunt deze ingevulde vragenlijst bekijken via het oogje of printen via de PDF knop.

5. Planning

Let op! Heeft u alle vakantie en studiedagen ingepland voordat u begint met het plannen van de lesactiviteiten van de leerkrachten? Bij wijzigingen achteraf aan vakanties en/of studiedagen kan het zijn dat anders handmatig de planning van de lesgevende activiteiten gecorrigeerd moet worden.

5.1 Planning lesuren
In dit menu kunt u de lesgebonden uren van de medewerkers inplannen. De ingevoerde medewerkers verschijnen in een afrolmenu.

De hiernavolgende stappen verschillen, afhankelijk of u bij het invoeren van de betreffende leerkracht heeft gekozen voor  een berekening op basis van gemiddelde schooljaren of u wilt werken met exacte schooljaren.

Bij het werken met gemiddelde schooljaren loopt de planning synchroon met het gemiddelde van de leerlingen. Dit betekent dat ieder jaar hetzelfde kan zijn. Vanzelfsprekend kan de planning van de leerkracht niet op een kalender worden weergegeven, dit loopt immers niet synchroon bij het werken met een gemiddeld aantal schoolweken.

Bij het werken met exacte schooljaren wordt een planning gemaakt gerelateerd aan de kalender van het betreffende schooljaar. Dit betekent dat het aantal lesuren wat gemaakt gaat worden, bijvoorbeeld bij een lang of een kort schooljaar, kan afwijken van het gemiddelde zoals de leerlingen maken. Dit loopt immers van 1 oktober tot 1 oktober. Dit betekent dat het ene schooljaar een leerkracht meer lesgebonden uren maakt dan het andere schooljaar, wat consequenties heeft voor de overige uren.

U kunt door middel van de knop rechtsboven op de pagina overschakelen van exacte naar gemiddelde schooljaren of andersom.

5.1.1 Werken met exacte schooljaren
Als u bij het invoeren van de medewerkers heeft gekozen voor het werken met exacte schooljaren kom u in het gedeelte van de applicatie waar u de lesgebonden taken van de leerkracht op exacte data kunt inplannen.

In het overzichtsvenster kunt u de volgende zaken aangeven.
Onder de naam van de betreffende leerkracht kunt u aangeven aan welke groep u deze leerkracht wilt koppelen. U kiest hier één van de groepen die u eerder heeft aangemaakt.

Bij “Start Plannen” vult u in de meeste gevallen de datum van de start van het schooljaar in. Het is ook mogelijk een andere datum in te voeren indien u bijvoorbeeld later in het jaar met een instroomgroep wilt starten en hier een leerkracht aan wilt koppelen.
Hieronder kunt u aangeven voor hoeveel weken u deze leerkracht aan de betreffende groepen wilt koppelen. Meestal zal dit voor het gehele jaar zijn.

Bij “dagdelen” geeft u aan op welke dagen of dagdelen u deze leerkracht aan deze groep wilt koppelen. U selecteert het desbetreffende vakje.
Daarna kunt u aangeven in welk patroon de leerkracht voor deze groep staat. Over het algemeen zal dit elke week zijn, u kunt ook voor om de week kiezen.

Het plannen van individuele dagen en verwijderen van individuele dagen komt later aan de orde.
Als u op toevoegen klikt wordt de planning gemaakt.

Indien u een fout maakt bij het inplannen van de leerkracht is het vaak eenvoudiger om de hele planning te verwijderen en een nieuwe te maken dan dit te herstellen.

Individuele dagen plannen en verwijderen
Nadat u dagen of dagdelen heeft toegevoegd komt u op de overzichtspagina van de betreffende leerkracht.
Bovenaan de pagina vindt u direct onder de naam van de betreffende leerkracht het “jaaroverzicht” in PDF. Hier kunt u het overzicht printen, laten ondertekenen of opslaan voor het dossier van de leerkracht.
Onderaan de pagina vindt u de kalender. Hier kun u zien waar de leerkracht is ingepland op de kalender. Dit overzicht geeft u een compleet beeld waar de leerkracht is ingepland en of u geen dubbele planningen heeft gemaakt of dagen heeft overgeslagen.
U kunt alle ingeplande data op de kalender zien. Als u met de linkermuisknop op een datum gaat staan en hier klikt kunt u eenvoudig losse dagen inplannen en verwijderen.
Aan de rechterbovenkant van de kalender vindt u de knop “overzicht van inboekingen”. Als u hierop klikt heeft u de mogelijkheid om terug te keren naar de planningsmodule.

Verwijderen
Bij het overzicht van de geplande activiteiten vindt u alle dagen die ingepland zijn op een rij. U heeft nu de mogelijkheid om reeksen dagen uit te plannen. Daarvoor selecteert u de desbetreffende datum en klikt daarna op “selectie verwijderen”.
U kunt ook linksboven op “alles” klikken, alle geplande dagen op de pagina die zichtbaar zijn worden dan verwijderd. Let op, soms zijn er meer pagina’s, die kunt u bereiken via 1,2,3 etc onderaan de pagina.
Klikt u rechtsonder op “alle activiteiten verwijderen” dan worden alle geplande dagen van de betreffende leerkracht verwijderd.
Doordat de webapplicatie exact het aantal ingeplande lesuren uren telt kan het zo zijn dat bij leerkrachten het ene jaar meer of minder dagen ingepland kunnen worden indien er bijvoorbeeld meer vrije dagen gepland staan op de bewuste dag dan het andere jaar. Het is aan de school om hier beleid op te maken hoe hier mee om te gaan.

5.1.2 Werken met gemiddelde schooljaren
Bij het werken met gemiddelde schooljaren loopt de planning synchroon met het gemiddelde van de leerlingen, van 1 oktober tot 1 oktober. Dit betekent dat ieder jaar hetzelfde kan zijn. Vanzelfsprekend kan de planning van de leerkracht niet op een kalender worden weergegeven, dit loopt immers niet synchroon bij het werken met een gemiddeld aantal schoolweken.

Indien u heeft gekozen voor “gemiddelde schooljaren” bij het invoeren van de leerkracht verschijnt bovenin het venster de naam van de leerkracht met het aantal te plannen lesgebonden uren, gerelateerd aan de werktijdfactor.

In dit menu wordt gewerkt met gemiddelde schooljaren. Dat betekent dat het programma een berekeningswijze voorstelt om mee te werken. Er wordt gekeken naar het aantal lesuren wat de leerlingen dit jaar maken. Dit wordt gedeeld door het aantal lesuren per week. Er ontstaat dan een gemiddeld aantal schoolweken.

In het schema daaronder ziet u de voorgestelde berekening schuingedrukt terug. U kunt hier dus ook vanaf wijken en indien wenselijk met andere getallen werken. U kunt een leerkracht maximaal voor 3 verschillende groepen indelen.

Onderaan ziet u het saldo na de inplanning.

5.2 Duurzame inzetbaarheid
Op deze pagina kunt u de bestemming van uren duurzame inzetbaarheid aangeven, na overleg met de betreffende leerkracht. .

5.3 Individuele professionalisering
Op deze pagina kunt u de bestemming van uren individuele professionalisering  aangeven, na overleg met de betreffende leerkracht. .

5.4 Schooltaken
Als u bovenaan de pagina op het item “schooltaken” klikt krijgt u een overzicht met de taken voor het jaar. U krijgt de taakomschrijving, aantal personen, de gekozen medewerkers en de uren per persoon meteen in beeld.

Schooltaken toevoegen
Om een taak toe te voegen klikt u op de overzichtspagina op “toevoegen”. U krijgt nu een formulier waarin u het volgende invult: Omschrijving van de taak, aantal personen benodigd voor deze taak en het  aantal uren beschikbaar voor deze taak. Daarna kunt u de medewerkers koppelen aan deze taak.

  1. In het nieuwe schooljaar worden een aantal gegevens automatisch meegenomen vanuit het oude schooljaar. Het gaat dan om lesroosters van groepen, leerkrachtgegevens en de lijst met schooltaken.

Let op, het aantal personen dat u ingeeft is het limiet voor het aantal vinkjes dat u kunt plaatsen bij de medewerkers. Geeft u aan dat u 2 personen op de taak wilt zetten, kunt u dus maximaal 2 medewerkers kiezen. Als u er meer kiest, krijgt u een foutmelding,

Bekijken(detailpagina)
Om een taak te bekijken klikt u in het overzicht in de regel van de taak op het oogje. Op deze pagina krijgt u dan de taakomschrijving te zien, het aantal personen dat er op staat, de personen die de taak uitvoeren en het aantal uren per persoon dat hiervoor gerekend staat.

Bewerken
Om de taak te bewerken klikt u in de regel van de betreffende taak op het potloodje. U komt nu op de pagina waarin alle gegevens vooraf ingevuld zijn. Pas de gegevens die u wilt aanpassen aan en klik op “Bewerken”. Indien u aan alle voorwaarden voldoet zal het programma uw wijzigingen opslaan.

Verwijderen
Om een taak te verwijderen klikt u in de regel van de betreffende taak op het prullenbakje. U gaat nu naar een pagina waar u uw actie bevestigd. Zodra u op “verwijderen” heeft geklikt kan deze actie net meer  ongedaan gemaakt worden.

Exporteren
Via de knop exporteren kun een overzicht van alle schooltaken genereren in een PDF bestand.

5.5 Studiedagen
Als u bovenaan de pagina op het item “studiedagen” klikt krijgt u een overzicht van de ingeplande studiedagen zoals u ze bij de vakanties/vrije dagen heeft ingevoerd. U kunt hier via bewerken leerkrachten en uren koppelen aan deze dagen. Eventueel (foutief) ingeplande lessen kunt u hier verwijderen.

Bijlage 1

Download via de knop hieronder het stappenplan voor de Formatieplanner-po.

Download hier