Welkom!

Je bevindt je nu in de formatieplanner, dé webapplicatie die je helpt bij het inventariseren van de wensen van je collega’s voor het opstellen van een werkverdelingsplan, het inroosteren van al je personeel, vakanties en taken. Het is een gebruiksvriendelijke applicatie die weinig instructies behoeft. Belangrijk is dat je de menubalk aan de bovenkant van links naar rechts doorloopt.

In de Formatieplanner-PO.nl kun je achtereenvolgens:

  • Groepen toevoegen, bekijken, bewerken, verwijderen of exporteren naar een PDF-bestand;
  • Vakanties/vrije dagen en studiedagen toevoegen;
  • Medewerkers toevoegen, bewerken of verwijderen;
  • Inventariseren bij de medewerkers wat hun wensen zijn voor het nieuwe schooljaar;
  • Bij medewerkers (lesgevende) taken plannen, studiedagen plannen, scholing- en duurzame inzetbaarheidsafspraken vastleggen;
  • Schooltaken normeren en koppelen aan medewerkers;
  • Opstellen werkverdelingsplan.

De applicatie is web-based, dus je hoeft geen software of gegevens op je computer of server op te slaan. Je kunt de applicatie vanaf elke computer via je browser benaderen. Op elk moment kun je in de applicatie op het informatie-icoon bij het betreffende item klikken voor meer informatie. Aan de linkerkant van de menubalk vind je het item “Info” met een beknopte handleiding en een exemplaar van de cao po 2023-2024 welke je als naslagwerk kunt gebruiken. Ook vind je hier een overzicht (FAQ) van de meest gestelde vragen. Voor andere vragen is er een helpdesk.

We streven ernaar om je vraag binnen 3 werkdagen te beantwoorden. Hiervoor kun je gebruikmaken van het mailadres: formatieplanner-po@pentarho.nl.

We wensen je veel succes bij het gebruik van onze Formatieplanner-po.nl!

De eerste keer dat je in een nieuw schooljaar werkt, vragen we je om het aantal bruto uren per werkdag aan te geven en onder welke vakantieregio jouw school valt. Het bruto aantal uren is wat je in relatie tot de 40-urige werkweek voor jouw school hebt afgesproken. Dit is vaak 5 x 8 uur bij een gelijkedagenmodel of 4 x 8,5 uur en voor de woensdag 6 uur.

Aan de hand van deze data zullen bepaalde functionaliteiten van Formatieplanner-po.nl functioneren.

Let op! Deze gegevens kun je slechts éénmalig invoeren. Bij foutieve invoer dien je een herstel aan te vragen bij de helpdesk.

Groepen

Toevoegen
Om een groep toe te voegen, klik je in het overzicht rechts op “toevoegen” (plusteken). Voer nu de groepsnaam, het leerjaar en de lestijden per dag in. Klik op opslaan zodra je de gegevens zoals gewenst hebt ingevuld.

Bekijken (Detailpagina)
Als je de details van de groep wilt bekijken, klik je op het oogje in de regel van deze groep. Hiermee ga je naar de detailpagina.

Bewerken
Om een groep te bewerken, klik je in de regel op het potloodje. Hierin krijg je de ingevulde gegevens te zien. Wijzig wat je wilt aanpassen en klik op “bewerken”. De gegevens zijn nu aangepast.

Exporteren
Je kunt de complete lijst met groepen en tijden exporteren naar een PDF-bestand door rechts op “exporteren” te klikken.

Verwijderen
Als je een groep wilt verwijderen, klik je in de regel van deze groep op het prullenbakje. Hiermee ga je naar een pagina waar je je actie bevestigt. Zodra je op “verwijderen” hebt geklikt, kun je dit niet meer ongedaan maken.

Vakanties/vrije dagen

Let op! Het is van groot belang dat u eerst alle vakantie en studiedagen inplant voordat u begint met het invoeren en plannen van de lesactiviteiten van de leerkrachten. Bij wijzigingen achteraf aan vakanties en/of studiedagen moet anders handmatig de planning van de lesgevende activiteiten gecorrigeerd worden.

Toevoegen
Als u rechts op de overzichtspagina op “toevoegen” (plusteken) klikt krijgt u de optie om een nieuwe vakantie toe te voegen. Voer een omschrijving in en kies een start en einddatum. U kunt dan de vakantie aan één of meerdere groepen toekennen. Als u ze aan alle groepen toe wilt kennen kunt u “alle” aanvinken. Zodra u op “toevoegen” klikt wordt de vakantie opgeslagen en in het systeem geplaatst. Ook is hier de mogelijkheid om aan te geven dat het om een studiedag gaat. Dit is van belang voor de urenberekening.

U kunt ook een vakantiedag of studiedag op een later moment van de dag laten starten.

Bij het later toevoegen van vakanties of studiedagen worden deze automatisch op de goede plek (op volgorde van datum) geplaatst. Studiedagen worden tevens direct in het menu “studiedagen” onder planning geplaatst waar u leerkrachten eraan kunt koppelen met het aantal uren.
Om een goed overzicht te krijgen van de effecten van de ingeplande uren is het overzicht via “groepen” en vervolgens “exporteren” (PDF) een erg handig hulpmiddel

Bewerken
Als u in de rij van de betreffende vakantie op het potloodje heeft geklikt krijgt u de mogelijkheid om de vakantie te wijzigen. U kunt de omschrijving, start- en einddatum en toewijzing per groep wijzigen.

Verwijderen
Om een vakantie te verwijderen kunt u in het overzicht bij de betreffende vakantie op het prullenbakje klikken. U krijgt nu de optie om uw actie te bevestigen. Zodra een geplande vakantie verwijderd is kan uw actie niet ongedaan gemaakt worden.

Medewerkers

Overzicht
Als je bovenaan de pagina op de knop “Medewerkers” hebt geklikt, krijg je een overzicht van alle medewerkers in jouw systeem. Beheerders kunnen hier nieuwe medewerkers en pedagogisch medewerkers toevoegen en oude bewerken/verwijderen.

Overzicht Alle Medewerkers
Als je met de muis over de knop “Medewerkers” beweegt, zie je het item “Overzicht alle medewerkers” verschijnen. Hier krijg je in één overzicht te zien hoe de betreffende uren bij jouw medewerkers zijn ingezet. Het overzicht is ook te printen en te downloaden als PDF.

Aanmaken
Als je in het overzicht rechts op “toevoegen” hebt geklikt, kom je op de pagina waar je een nieuwe medewerker kunt toevoegen. In dit formulier zijn een aantal verplichte velden.

Bij WTF vul je de bruto werktijdfactor in.

Hieronder kun je het hokje aanvinken als het om onderwijs ondersteunend personeel gaat.

Bij WTF bijzonder budget oudere werknemers vul je de werktijdfactor in die door jouzelf, je administratiekantoor of je bestuur is berekend. We hebben er vanwege de complexiteit voor gekozen geen rekentool voor deze werktijdfactor toe te voegen.

In artikel 8A6.4 van de cao staat vermeld dat een oudere werknemer die ervoor kiest zijn budget oudere werknemer als vrije tijd in te zetten, ook zijn basisbudget duurzame inzetbaarheid als vrije tijd mag opnemen. Als dit van toepassing is, kun je dit vakje aanvinken.

Indien er spaarbapo of ouderschapsverlof wordt opgenomen, kan dit ook worden aangegeven met een werktijdfactor. De gehanteerde opslagfactor kan hier ook worden aangegeven. Je kunt hierbij kiezen uit verschillende opties. Een overweging voor scholen is om het lunchen/pleinwacht lopen toe te voegen aan de opslagfactor, aangezien dit gezien kan worden als groepsgerelateerde activiteiten. Dit voorkomt een te uitgebreide schooltakenlijst.

Indien er sprake is van een startende leerkracht (zie artikel 8A5 cao), dient het bijbehorende vakje te worden aangekruist. Daarnaast kun je eventuele opmerkingen toevoegen die op het overzicht van de leerkracht worden meegenomen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over opgebouwde rechten uit het verleden of andere relevante zaken.

Bekijken
Door in het overzicht in de rij van de betreffende medewerker op het oogje te klikken, ga je naar de detailpagina van deze medewerker. Aan de linkerkant vind je het aantal in te zetten uren van de betreffende medewerker. In het midden zie je een weergave van de werkzaamheden van het jaar, links in een kolom het aantal te plannen uren, rechts wat er is ingezet.

De applicatie berekent wat de medewerker aan taken in het hele jaar moet doen; los van de lesgevende taken en studiedagen worden de overige uren (deskundigheidsbevordering, duurzame inzetbaarheid of overige taken) niet aan momenten op een dag gekoppeld. Aan de rechterkant vind je het overzicht van de schooltaken die aan de desbetreffende medewerker zijn toebedeeld. Aan de onderkant van de pagina vind je het overzicht van de uren die de betreffende medewerker heeft voor individuele scholing en duurzame inzetbaarheid, en hoe deze zijn ingezet.

Rechtsboven op de pagina kun je het overzicht in PDF weergeven of direct mailen naar de betreffende medewerker.

Bewerken
Via het potloodje heb je de mogelijkheid om de gegevens van de medewerkers na het invoeren nog te bewerken. Via de knop “bewerken” kom je terug in het overzicht.

Verwijderen
Als je een medewerker wilt verwijderen, klik je op de overzichtspagina in de regel van de medewerker op het prullenbakje. Je gaat nu naar een pagina waarop je bevestigt dat je de medewerker met de weergegeven gegevens wilt verwijderen. Zodra je hier op “Verwijderen” klikt, is de medewerker verwijderd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Inventarisatie

Voorafgaand aan het invullen van gegevens in de Formatieplanner-po.nl is het essentieel om een inventarisatie te houden onder het team van de school. Hierin kunnen medewerkers hun voorkeuren aangeven voor het volgende schooljaar. Deze gegevens kunnen ook gebruikt worden bij het opstellen van een werkverdelingsplan.

Vragenlijst ontwerpen
Als je in het afrolmenu op “Vragenlijst ontwerpen” klikt, kun je de vragenlijst voor de medewerkers ontwerpen. In het bovenste kader kun je vrije tekst invoeren waarin je aangeeft dat medewerkers voor het komende jaar hun voorkeuren kunnen aangeven, binnen welke termijn ze moeten reageren, enzovoort.

Een aantal vragen die relevant zijn voor het invoeren van gegevens in de formatieplanner zijn al aangegeven. Je kunt zelf eventueel vragen toevoegen via de knop “Vraag toevoegen”. Als de lijst naar je wens is, kun je deze opslaan.

Overzicht uitgenodigde medewerkers.

Via het “plus” teken rechtsboven kun je medewerkers toevoegen. Je kunt dan medewerkers aanvinken die uitgenodigd moeten worden voor de inventarisatie. Als er voor een naam geen vinkvakje verschijnt, is er geen mailadres ingevuld bij de betreffende medewerker. Je kunt dit alsnog doen via het afrolmenu “Medewerkers”. Klik op het icoon “Bewerk deze groepsleerkracht” of “Bewerk deze medewerker.”

Daarna kun je de uitnodigingen verzenden, waarbij de betreffende medewerker de vragenlijst via een link in de mail ontvangt. Wanneer de medewerker de vragenlijst heeft ingevuld en heeft verzonden, wordt dit zichtbaar in het overzicht van uitgenodigde medewerkers.

Je kunt de ingevulde vragenlijst bekijken via het oogje of printen via de PDF-knop.

Planning

Let op! Zorg ervoor dat je alle vakantie- en studiedagen hebt ingepland voordat je begint met het plannen van je lesactiviteiten. Bij wijzigingen achteraf aan vakanties en/of studiedagen kan het nodig zijn om handmatig de planning van je lesgevende activiteiten te corrigeren.

Planning lesuren
In dit menu kun je de lesgebonden uren van jou en je collega’s inplannen. De ingevoerde medewerkers verschijnen in een afrolmenu.

Individuele dagen plannen en verwijderen
Nadat je dagen of dagdelen hebt toegevoegd, kom je op de overzichtspagina van de betreffende medewerker. Bovenaan de pagina vind je direct onder je naam het “jaaroverzicht” in PDF. Hier kun je het overzicht printen, laten ondertekenen of opslaan voor je dossier.

Onderaan de pagina zie je de kalender, waarop je kunt zien waar je ingepland bent. Dit overzicht geeft je een compleet beeld van je planning en laat zien of er geen dubbele planningen zijn of dagen zijn overgeslagen.

Je kunt alle ingeplande data op de kalender bekijken. Als je met de linkermuisknop op een datum gaat staan en hier klikt, kun je eenvoudig losse dagen inplannen en verwijderen.

Aan de rechterbovenkant van de kalender vind je de knop “overzicht van inboekingen”. Als je hierop klikt, heb je de mogelijkheid om terug te keren naar de planningsmodule.

Verwijderen
Bij het overzicht van de geplande activiteiten zie je alle ingeplande dagen op een rij. Je hebt nu de mogelijkheid om reeksen dagen uit te plannen. Selecteer hiervoor de desbetreffende datum en klik vervolgens op “selectie verwijderen”.

Je kunt ook linksboven op “alles” klikken, waardoor alle geplande dagen op de pagina die zichtbaar zijn, worden verwijderd. Let op, soms zijn er meer pagina’s, die je kunt bereiken via 1, 2, 3, etc. onderaan de pagina.

Als je rechtsonder op “alle activiteiten verwijderen” klikt, worden alle geplande dagen van de betreffende medewerker verwijderd.

Werken met gemiddelde schooljaren
In dit menu wordt gewerkt met gemiddelde schooljaren. Het programma stelt een berekeningswijze voor. Hierbij wordt gekeken naar het aantal lesuren dat de leerlingen dit jaar maken, gedeeld door het aantal lesuren per week, wat resulteert in een gemiddeld aantal schoolweken.

In het schema daaronder zie je de voorgestelde berekening schuingedrukt. Je kunt hier ook van afwijken en indien gewenst met andere getallen werken. Een leerkracht kan maximaal voor 3 verschillende groepen worden ingedeeld.

Onderaan zie je het saldo na de inplanning.

Duurzame inzetbaarheid
Op deze pagina kun je, na overleg met de betreffende medewerker, de bestemming van uren duurzame inzetbaarheid aangeven.

Individuele professionalisering
Op deze pagina kun je, na overleg met de betreffende medewerker, de bestemming van uren individuele professionalisering aangeven.

Schooltaken
Als je bovenaan de pagina op het item “schooltaken” klikt, krijg je een overzicht van de taken voor het jaar. Hier zie je de taakomschrijving, het aantal personen, de gekozen medewerkers en de uren per persoon meteen in beeld.

Schooltaken toevoegen
Om een taak toe te voegen, klik je op de overzichtspagina op “toevoegen”. Vul vervolgens het formulier in met de omschrijving van de taak, het aantal benodigde personen, en het aantal uren beschikbaar voor de taak. Daarna kun je de medewerkers koppelen aan deze taak.

In het nieuwe schooljaar worden automatisch enkele gegevens overgenomen vanuit het oude schooljaar, waaronder lesroosters van groepen, gegevens van medewerkers en de lijst met schooltaken.

Let op: het aantal personen dat je opgeeft, beperkt het aantal vinkjes dat je kunt plaatsen bij de medewerkers. Als je bijvoorbeeld aangeeft dat je 2 personen voor de taak wilt hebben, kun je maximaal 2 medewerkers kiezen. Als je er meer kiest, krijg je een foutmelding.

Bekijken (detailpagina)
Om een taak te bekijken, klik je in het overzicht op de regel van de taak op het oogje. Op deze pagina zie je de taakomschrijving, het aantal benodigde personen, de medewerkers die de taak uitvoeren en het aantal uren per persoon dat hiervoor gerekend staat.

Bewerken
Om de taak te bewerken, klik je in de regel van de betreffende taak op het potloodje. Je komt nu op de pagina waarin alle gegevens vooraf zijn ingevuld. Pas de gegevens aan die je wilt wijzigen en klik op “Bewerken”. Als je aan alle voorwaarden voldoet, zal het programma je wijzigingen opslaan.

Verwijderen
Om een taak te verwijderen, klik je in de regel van de betreffende taak op het prullenbakje. Je gaat nu naar een pagina waar je je actie bevestigt. Zodra je op “verwijderen” hebt geklikt, kan deze actie niet meer ongedaan worden gemaakt.

Exporteren
Via de knop exporteren kun je een overzicht van alle schooltaken genereren in een PDF-bestand.

Studiedagen
Als je bovenaan de pagina op het item “studiedagen” klikt, krijg je een overzicht van de ingeplande studiedagen zoals je ze bij de vakanties/vrije dagen hebt ingevoerd. Je kunt hier via bewerken medewerkers en uren koppelen aan deze dagen. Eventueel (foutief) ingeplande lessen kun je hier verwijderen.